- De quelle manière une machine à affranchir peut-elle constituer un avantage pour mon entreprise?
Une machine à affranchir est pratique et vous fait gagner du temps. Voici comment :
- Plus besoin de vous rendre au bureau de poste pour affranchir
- Accès fourni aux services de crédit
- Affranchissement sur demande et en tout temps
- Dépôt dans les boîtes aux lettres
Une machine à affranchir accroît l'efficacité et la vitesse de vos communications administratives :
- Manutention du courrier plus rapide, augmentation de la productivité de la salle de courrier
- Des calculs exacts des frais d'affranchissement qui assurent une livraison dans les délais établis
- Reperage contrôle des coûts et gestion comptable du centre de coûts
Elle accentue la sensibilisation à l'égard de la marque et permet de différencier votre entreprise de la concurrence :
- La machine à affranchir permet de promouvoir votre entreprise sur l'enveloppe.
- L'empreinte d'affranchissement est un gage de professionnalisme et transmet aux PME une image professionnelle.
- Le timbre à date est un facteur de qualité du courrier.
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- Pour quels de produits de Postes Canada puis-je utiliser ma machine à affranchir?
Une machine à affranchir peut être utilisée pour tous les articles Poste-lettres, Colis standard, Messageries prioritaires, Xpresspost, Colis accélérés et d'autres produits. Veuillez consulter le Guide des postes du Canada pour obtenir de plus amples renseignements.
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- Quelles sont les exigences de Postes Canada concernant les machines à affranchir numériques?
Afin de protéger les aspects financiers et de mieux comprendre son secteur des machines à affranchir, Postes Canada collabore avec les fournisseurs de machines à affranchir, depuis plusieurs années maintenant, afin de présenter la nouvelle technologie des machines à affranchir qui comprend les données chiffrées au moyen d'un code à barres bidimensionnel et l'utilisation de sélections de menu du produit pour tous les produits de machine à affranchir. Les versions finales des exigences techniques de la machine à affranchir ont été transmises aux fournisseurs de machines à affranchir en 2003 et ces derniers ont commencé à fabriquer et à commercialiser les nouvelles machines à affranchir numériques conformes à ces exigences.
Les trois principales exigences de Postes Canada relatives aux fabricants de machines à affranchir sont les suivantes :
Sécurité - L'évolution de la technologie a révélé certains problèmes d'altération et de sécurité d'avant-garde qui montrent l'importance de la sécurité des données. L'intégrité et la sécurité des données sont primordiales pour les transactions électroniques d'aujourd'hui. Postes Canada a le devoir envers ses clients de s'assurer que l'intégrité et la sécurité des données sont des exigences postales essentielles. Les clients n'ont pas à se préoccuper des manipulations frauduleuses grâce au dispositif d'affranchissement sécuritaire (DAS) dont toutes les nouvelles machines à affranchir sont munies. Le dispositif d'affranchissement sécuritaire conserve les valeurs financières pour lesquelles le client a payé. Toutes les nouvelles machines à affranchir ont un accès protégé, par mot de passe ou par verrouillage, ce qui permet aux utilisateurs d'avoir l'esprit tranquille et d'exercer un plus grand contrôle sur l'équipement.
Saisie de données sur les produits - Postes Canada obtient une meilleure compréhension des tendances d'usage des clients, ce qui améliorera les offres existantes et permettra d'établir de nouvelles possibilités de produits. Pour cela, il faut s'assurer que chaque machine à affranchir numérique contient les tarifs d'affranchissement pour le service Poste-lettres la plus communément utilisée et quelques colis. Les clients de machines à affranchir sélectionnent le produit qu'ils envoient à partir du menu de la machine à affranchir. Les données relatives aux produits utilisés sont stockées par la machine à affranchir puis envoyées à Postes Canada de façon regroupées depuis le fournisseur de machines à affranchir. Le type de renseignements recueilli comprend le numéro de série de la machine, le modèle de la machine, le produit sélectionné (p. ex. lettre du régime intérieur en dessous de 30 grammes) et la destination.
Empreinte numerique - L'utilisation de codes à barres bidimensionnels numériques réduit le risque de reproduction frauduleuse des empreintes d'affranchissement et fournit à Postes Canada un mécanisme lui permettant de vérifier que chaque article de courrier porte l'affranchissement nécessaire et a été imprimé à partir d'une machine à affranchir valide. Le code à barres bidimensionnel comprend 32 éléments de données chiffrées, tels que le numéro de série de la machine à affranchir, la date de création de l'empreinte d'affranchissement, le type de produit (p. ex. lettre du régime intérieur en dessous de 30 grammes), le montant de l'affranchissement ainsi que la signature numérique unique qui permet à Postes Canada de confirmer la validité et le statut de chaque article de courrier.
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- Qu'était le Programme de remplacement des machines à affranchir?
Depuis de nombreuses années, Postes Canada collabore avec les fournisseurs de machines à affranchir au développement de technologies et à l'élaboration de normes qui répondront davantage aux exigences du client, du fournisseur et de la poste en général. Ce programme vise à faciliter la transition des clients qui devront remplacer leurs anciennes machines à affranchir qui ne satisfont pas aux nouvelles exigences par une machine de nouvelle génération caractérisée par la technologie numérique.
À l'occasion de cette initiative, toutes les machines à affranchir qui n'étaient pas entièrement conformes, selon les nouvelles exigences de Postes Canada, ont été remplacées avant le 30 juin 2007.
Une fois remplacées pour satisfaire aux exigences, les machines à affranchir sont l'un des modes de paiement les plus sécuritaires.
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- Quelles sont les conséquences si un client utilise une machine à affranchir inadmissible?
À compter du 1er janvier 2008, les empreintes d'affranchissement provenant de machines inadmissibles ne seront pas acceptées comme un affranchissement valide et le courrier portant un affranchissement invalide pourrait être retourné conformément aux règlements de Postes Canada. Il est également important de noter que les fournisseurs de machines à affranchir n'assurent plus le réglage des machines inadmissibles.
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- Pourquoi le client ne peut-il pas saisir manuellement un montant d'affranchissement avec des machines à affranchir conformes?
Une composante des exigences en matière de sécurité des machines à affranchir numériques de Postes Canada et de la saisie des renseignements sur les produits est de faire en sorte que chaque machine calcule, tout au moins, l'information ponctuelle et exacte sur les tarifs des produits Poste lettres. Les machines à affranchir numériques doivent pouvoir calculer le tarif, en fonction du service choisi, du poids de l'article ainsi que de sa destination.
Afin d'assurer l'exactitude des tarifs, Postes Canada exige que les fournisseurs de machines à affranchir restreignent la capacité de saisir manuellement l'affranchissement. Les restrictions en matière de saisie manuelle sont en fonction de la dimension et du modèle de la machine. En général, les modèles de machines à affranchir à volume faible permettent aux clients de saisir manuellement les montants d'affranchissement des produits et services qui ne sont pas déjà calculés par la machine. Les machines à affranchir à volume faible permettent aux clients de saisir un prix (obtenu à partir d'une grille tarifaire disponible en ligne ou à partir des OEE) en utilisant la touche « Autre ».
À l'heure actuelle, les montants d'affranchissement compris entre 0,52 $ et 3,75 $ ne peuvent pas être saisis manuellement. Cette restriction est appelée « fourchette verrouillée » et elle variera selon les tarifs actuels de la Poste-lettres qui sont téléchargés. Pour les modèles de machines à affranchir à volume élevé, la touche « Autre » n'est pas disponible en général, car ces machines comprendraient les propositions tarifaires concernant les colis.
Les clients qui ont besoin de renseignements sur le fonctionnement de leur modèle précis de machine à affranchir devraient communiquer avec leur fournisseur de machines.
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- Les clients devront-ils acheter une balance ou une plate-forme numérique avec leur machine à affranchir?
Le poids d'un article expédié et l'adresse de destination sont les facteurs qui déterminent le montant d'affranchissement exact d'une lettre et d'un colis. Cependant, Postes Canada n'exige pas que les machines à affranchir soient dotées d'une balance ou d'une plate-forme de pesée. Les clients peuvent soit utiliser une balance intégrée, qui transfère le poids à un module de tarification pour obtenir le tarif exact, soit saisir le poids manuellement. Ce sont les fournisseurs qui déterminent, pendant la conception et la fabrication d'une machine à affranchir, si une balance est offerte en option ou non et si une balance intégrée est obligatoire pour un modèle particulier.
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- Les machines à affranchir permettent-elles d'imprimer une empreinte d'affranchissement corrigée?
Toutes les machines à affranchir numériques ont un mode de correction qui permet aux utilisateurs de saisir manuellement tout montant d'affranchissement supplémentaire. À l’heure actuelle, le montant saisi relatif à cet affranchissement corrigé ou supplémentaire ne peut se situer entre 0,52 $ et 3,75 $. Cette restriction est appelée « fourchette verrouillée » et elle variera selon les tarifs actuels de la Poste-lettres qui sont téléchargés. Il est à noter qu'une empreinte d'affranchissement supplémentaire ou corrigée n'est pas une empreinte valide par elle-même et doit être apposée sur un article de courrier. Selon l'article de courrier, l'empreinte peut être apposée sous l'empreinte initiale ou à côté de celle-ci ou elle peut être imprimée ou apposée au verso de l'article de courrier dans le coin supérieur droit.
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- Quel est le supplément pour carburant qui doit être appliqué dans le cas des colis affranchis?
Toutes les machines à affranchir numériques ont un mode correction qui permet aux utilisateurs de saisir manuellement tout montant d'affranchissement supplémentaire. À l'heure actuelle, le montant saisi relatif à cet affranchissement corrigé ou supplémentaire ne peut se situer entre 0,52 $ et 3,75 $. Cette restriction est appelée « fourchette verrouillée » et elle variera selon les tarifs actuels de la Poste-lettres qui sont téléchargés . Il est à noter qu'une empreinte d'affranchissement supplémentaire ou corrigée n'est pas une empreinte valide par elle-même et doit être apposée sur un article de courrier. Selon l'article de courrier, l'empreinte peut être apposée sous l'empreinte initiale ou à côté de celle-ci ou elle peut être imprimée ou apposée au verso de l'article de courrier dans le coin supérieur droit.
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- Pourquoi les clients doivent-ils se connecter au serveur de leur fournisseur?
Toutes les machines à affranchir numériques doivent être connectées au serveur Internet des fournisseurs de machines tous les 90 jours au minimum, sinon, la session de l'utilisateur est verrouillée. Cette condition est essentiellement une condition de sécurité et elle permet au fournisseur de confirmer que la machine est toujours entre les mains du même client, que les lectures du compteur sont correctes et que la machine fonctionne correctement. Une fois la machine connectée au serveur, les données recueillies par la machine sont transmises au fournisseur par l'entremise d'une interface, puis les renseignements sur le produit sont transférés à Postes Canada. Si la machine à affranchir est verrouillée, le client doit se connecter au serveur du fournisseur avant de pouvoir continuer à imprimer les empreintes d'affranchissement.
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- Un client peut-il postdater une empreinte d'affranchissement?
Les empreintes de machine à affranchir doivent indiquer la date du jour, imprimée dans l'empreinte d'affranchissement. Toutefois, des modèles de machines à affranchir permettent à l’utilisateur de postdater l'empreinte afin qu’elle corresponde au jour prévu pour le dépôt de l'article. En général, la date ne peut être avancée de plus de 30 jours. Il est important que le courrier soit déposé dans le flot du courrier à la date indiquée sur l'empreinte. Sinon, le courrier pourrait être traité comme du « courrier à date périmée ». La seule exception à l’exigence relative à l’inclusion de la date (jour/mois/année) dans l'empreinte s'applique aux articles Médiaposte avec adresse. Ce produit peut être affranchi à la machine de façon que l’empreinte indique uniquement le mois et l’année. Toutefois, les envois Médiaposte avec adresse doivent porter une empreinte d'affranchissement spécialisée et doivent être accompagnés d'une Déclaration de dépôt.
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